Elektronik Fatura Kayıt Sistemi

Refik Yaşar DURUSOY (YMM) - Deloitte Vergi Kıdemli Müdürü

Mevzuatımızda, elektronik defter belge sistemine ilişkin kaynaklar:

• Vergi Usul Kanunu Mükerrer Madde 242 / 2
  (elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin yetki)
  
• Vergi Usul Kanunu Mükerrer Madde 257 / 1 ve 3
   (muhasebe usul ve esaslarını tespit, defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi gereken bilgilerin belirlenmesi yetkisi)
   (defter, kayıt ve belgelerin elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması, saklanması ve ibrazı yetkisi)
  
• Vergi Usul Kanunu Madde 227
   (belgelerde bulunması gereken bilgilerin belirlenmesi yetkisi)

Bugüne kadar bu konuda yayınlanmış tebliğ, 361 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği olup, ilgili tebliğ;
 
“Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları belirlemektedir”
 
 Söz konusu tebliğ, şu ana kadar işlerlik kazanmadığı için Bakanlık elektronik defter ve belge yerine sadece “Elektronik Fatura (belge)” üzerine yeniden çalışmalar ve belirlemeler yapmış, bu sebeple 361 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği’ni yürürlükten kaldıran “Elektronik Fatura Kayıt Sistemi ile ilgili VUK Genel Tebliği Taslağı”nı 27.03.2008 tarihinde internet sitesinde tartışmaya açmıştır.
 
Elektronik Fatura kayıt Sistemi Nedir?
 
Genel hatları ile Elektronik Fatura Kayıt Sistemi; mükellefler tarafından bilgi islem sistemi aracılıgıyla elektronik belge olarak düzenlenen faturalarda bulunan bilgilerin belirlenen standartlarda ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Baskanlıgına aktarılması suretiyle faturalara ait ikinci nüshaların kagıt ortamında saklanması zorunlulugunu ortadan kaldıran; belli sartlar dahilinde faturalara ait birinci nüshaların elektronik ortamda olusturulması ve alıcılara iletilmesine imkan saglayan bir sistemdir.
 
Sistemden Yararlanabilmeye İlişkin Usul ve Esaslar
 
Sistemden yararlanabilme üç aşamaya ayrılmış olup, bunlar;

• Başvuru Aşaması
• Test Aşaması
• Protokol Aşaması

• Bilanço esasına göre defter tutulmalıdır.
• Tüm faturaların elektronik ortamda düzenlenebildiği, arşivlenebildiği ve aktarılabildiği yazılım ve donanımı içeren bir bilgi islem sistemine sahip olunmalıdır.
• Sahip olunan bilgi islem sisteminin etkin bir şekilde yönetilebilmesi ve işletilebilmesi için gerekli sayı ve nitelikte personel bulundurulmalıdır.
• Sahip olunan bilgi islem sistemine ait süreçlere iliskin gerekli iç denetim mekanizmaları oluşturulmuş, teknik ve fiziki güvenlik saglanmıs olmalıdır.
• Bilgi işlem sistemi dahilinde kullanılan tüm yazılım ve donanım unsurları ile fatura düzenleme süreçlerine, iç denetim mekanizmalarına ve güvenlik önlemlerine ilişkin açıklamalar ve detaylar ayrıntılı bir sekilde dokümanlara bağlanmış olmalıdır.
• Bilgi islem sistemini olusturan her türlü donanım Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli oldugu alanlarda bulundurulmalıdır.

Bu koşulları sağlayan mükelleflerden sistemden yararlanmak isteyenler, sahip oldukları bilgi işlem sistemi ile fatura düzenleme süreçlerine ilişkin ayrıntılı açıklamaları içeren bir raporu ekledikleri basvuru dilekçesini Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermek suretiyle başvuruda bulunacaktır.
 
Yapılan başvurular, donanım, yazılım, güvenlik ve fatura düzenleme süreçleri bakımından degerlendirilecek, söz konusu degerlendirme sürecinde gerekli görüldügü takdirde mükellefe ait bilgi islem sistemi ile ilgili olarak yerinde tetkikler yapılabilecektir.
 
Yapılan inceleme ve değerlendirmeler sonucunda başvurusu uygun bulunan mükelleflere basvurularının kabul edildigi ve test çalısmalarına ilişkin takvim bir yazı ile bildirilecektir.
 
Test Aşaması
 
Test Aşaması, mükellefler tarfından sunulan bilgilerin Başkanlıkça değerlendirilip elektronik fatura kayıt sistemine geçiş sürecinin eksiksiz birşekilde oluşturulması amacını taşımaktadır. Bu sebeple bu aşamada;

• Bilgilerin başkanlığa aktarım mekanizmasının oluşturulması,
• Şablon ve standartlarda uyumun sağlanması,
• Güvenli Elektronik İmza kullanımın öngörüldüğü durumlarda bu sürecin eksiksiz bir şekilde oluşturulması,
• Faturaların birinci nüshalarının da elektronik ortamda gönderilmesinin öngörüldüğü durumlar değerlendirilip test edilir.

Test asaması, baslangıç tarihinden itibaren en fazla altı ay sürebilir. Bu süre içerisinde basarılı olamadıgı kendisine bildirilen mükellefler bildirimi izleyen bir yıl içerisinde sisteme tekrar basvuru yapamazlar.
  
Protokol Aşaması:
 
Test asamasını basarı ile tamamlayan mükellefler, Baskanlık ile imzalayacakları Protokol sonrasında sistemden yararlanmaya baslayabileceklerdir. Uygulamaya geçilmesi ile birlikte, bilgi islem sistemi aracılıgıyla elektronik belge olarak düzenlenen faturalara ait bilgilerin belirlenen format ve standartlarda internet üzerinden Baskanlıga aktarılması kosulu ile söz konusu faturalara ait ikinci nüshaların kagıda aktarılarak saklanması zorunlulugu ortadan kalkmaktadır. Ayrıca, düzenlenen faturalara ait birinci nüshaların alıcılara iletilmesinde kagıt nüsha kullanılmasının yanısıra elektronik ve manyetik ortamlardan yararlanma imkanı bulunmaktadır. Uygulama kapsamındaki mükellefler, düzenlemis oldukları faturaları alıcılara teslim ederken bu iki yöntemden en az birisini tercih edebilir.
 
Faturaların Elektronik Ortamda Oluşturulması: 

• Sistemden yararlanacak olan mükellefler bildirdikleri sistem dışında veya el ile herhangi bir şeklide fatura düzenleyemezler.
• Faturanın şekil şartları tebliğde yeniden belirlenenler dışında aynen geçerlidir.
  

Sistem üç temel değişiklik getirmektedir. Bunlar:

1. Sistemden yararlanacak olan mükellefler düzenleyecekleri faturalarda seri-sıra numarası yerine fatura ID numarasını kullanacaklardır.(3 haneli birim kod, 15 haneli sıra numarasından oluşan kod) 3 Haneli birim kod fatura düzenlenen şirket içi birimi ifade edecektir. Birim ayırımı fonksiyonel veya mekan ayırımı yapılarak belirlenebilir. (örneğin Ankara şubesi veya Entegre bir süt ürünleri üretim tesisinde süt üretim birimi gibi)
    
   Birim Kodlardan sonraki (15 haneli sıra numarası) ilk 4 karakter yılı,takip eden 2 karakter ayı ve 9 karakter de müteselsil numarayı oluşturacaktır. 9 Hanelik müteselsil sıra numarası her ay başından itibaren 1 rakamından başlayacaktır.
    
   Örneğin; Elektronik fatura kayıt sistemine geçmiş X A.Ş.nin Ankara ve istanbul bürolarında fatura düznelenmektedir. Ankara bürosu için A01, İstanbul ihracat bürosu için I01 ve İstanbul toptan satış bürosu için I02 kodları kullanılacaktır.
    
   

   AÇIKLAMA	TARİH	ANKARA	İSTANBUL İHRACAT	İSTANBUL TOPTAN
   OCAK AYI 1. FATURASI	01.01.2008	A01200801000000001	I01200801000000001	I02200801000000001
   OCAK AYI 2. FATURASI	08.01.2008	A01200801000000002	I01200801000000002	I02200801000000002
   ŞUBAT AYI 1. FATURASI	01.02.2008	A01200802000000001	I01200802000000001	I02200802000000001
   OCAK AYI 2. FATURASI	20.02.2008	A01200802000000002	I01200802000000002	I02200802000000002

    
   
2. Elektronik faturalarda Maliye Bakanlığı kaşesi yerine Elektronik Fatura Kayıt Sistemi amblemi kullanılacaktır.
    
   
    
   
3. Her faturada “Bu fatura Elektronik Fatura Kayıt Sisteminde kayıtlıdır. Faturanın kayıtlı olduğuna ilişkin sorgulama http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinden yapılabilir.” açıklaması yer alacaktır.
    
   - Sistemden yararlanan mükelleflerin uygulamaya başladıkları andan itibaren ilgili verileri Başkanlığa aktarması (Veri aktarım protokolü çerçevesinde) esastır.
    
   - Veri aktarımı faturanın düzenlendiği günün sonun kadar yapılacaktır. Verinin yüklü olması durumunda ise mükellefe özel veri aktarım süresi tahsis edilebilecektir.
    
   - Fatura bilgilerinin Başkanlığa aktarılması sırasında, mükellef adına söz konusu bilgileri güvenli elektronik imza ile imzalamaya yetkili kılınan ve Protokol ekinde Başkanlığa bildirilen personele ait güvenli elektronik imzanın kullanılması zorunludur.
    
   - Bilgiler teknik sorunlar nedeniyle aktarılmazsa DVD-R ortamında Başkanlığa iletilecektir.
    
   - Elektronik ortamda düzenlenen faturalara ait her türlü verinin, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kağıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dahilinde muhafaza ve ibraz yükümlülüğü bulunmaktadır.
    
   - Veri düzenlemesi ve muhafazasının yapıldığı donanım (server) Türkiye sınırları içinde ve TC Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda olacaktır.
    
   - Taşınmalardan önce Başkanlığa bilgi verilecektir. (taslak tebliğin başka bir yerinde adres değişiklikleri için değişiklikten itibaren 15 gün içinde denilmektedir)
    
   - Faturaların kağıt ortamında da görüntülenebilmesine ve alınabilmesine izin verilecektir.

Faturaların Alıcılara İletilmesi: 

Faturaların alıcılara ulaştırılması için iki yöntemden en az birisi seçilecektir.
 

1. EFKS dahilinde oluşturulan faturaların birinci nüshalarının alıcılara kağıt olarak teslim edilmesi: Mükellefler birinci nüshaları anlaşmalı matbaalarda bastırabileceği gibi kendi bünyelerindeki basım yerlerinde de bastırabilirler. Kendi bünyelerinde basım yapan mükelleflerin Vergi Dairesi Başkanlığı yada Defterdarlık ile anlaşmalı matbaa sözleşmesi yapmalarına gerek yoktur. (kendilerine ait basım yerleri ayrıntıları belli değildir)
2. EFKS dahilinde oluşturulan faturaların birinci nüshalarının Elektronik veya Manyetik Ortamda İletilmesi: İletim manyetik veya elektronik ortamda da yapılabilecektir. Alıcının açık rızası ile yapılmalıdır. Alıcının talebi olursa basılı olarak iletilmesi zorunludur. İletilen faturalar mutlaka önceden Başkanlığa aktarılmış (kaydedilmiş) olmalıdır. Aktarılan faturalar mutlaka güvenli elektronik imza ile imzalanmış olmalıdır. Güvenli elketronik imza 5700 sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca oluşturulan imzadır.

• Fatura bilgilerinin başkanlığa mezeretsiz aktarılmaması,
• Mazeret halinde mazeretin giderilememesi veya başkanlıkça haklı bulunmaması,
• Fatura bilgilerinin sürekli DVD-R olarak aktarılmaya başlanması,
• Kademeli geçiş halinde süreçlerin tamamlanamaması,

hallerinde protokol fesh edilecektir.
 
Tebliğde belirlenen esaslara uyulmaması halinde VUK nda belirtilen cezalar uygulanacaktır.(VUK 353)
 
 - Protokolün feshedilmesi durumunda mükellefler fesih tarihinden itibaren 10 gün içinde Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre kağıt ortamında fatura düzenlemeye ve saklamaya başlayacaktır.
 
 - Mükellef kurumun başka bir kuruma devredilmesi veya başka bir kurum unvanı altında birleşmeye gitmesi halinde, devralan veya birleşilen yeni kurum açısından verilen iznin devam edip etmeyecegi, yeni kurumun yapacagı basvuru üzerine Başkanlık tarafından yapılacak değerlendirme sonucuna göre belirlenecektir.
 
 - EFKS faturalara yönelik olmakla birlikte VUK’a göre fatura yerine geçen vesikalar açısından da kullanılabilecektir. Fatura yerine geçen belgeler için www.efatura.gov.tr  adresinde uygulama kılavuzları duyurulacaktır.

1. Avea İletişim Hizmetleri A.Ş.
2. TTNet Anonim Şirketi
3. Turkcell İletişim Hizmetleri A.Ş.
4. Türk Telekomünikasyon A.Ş.
5. Vodafone Telekomünikasyon A.Ş.

• Avea İletişim Hizmetleri A.Ş.  
   
  İkinci Nüshanın Manyetik Ortamda Muhafazası   Tamamlandı
  Birinci Nüshanın Elektronik Belge Şeklinde Oluşturması  Tamamlanmadı
   
• TTNet Anonim Şirketi   
  İkinci Nüshanın Manyetik Ortamda Muhafazası Tamamlandı
  Birinci Nüshanın Elektronik Belge Şeklinde Oluşturması Tamamlanmadı
   
• Turkcell İletişim Hizmetleri A.Ş.  
  İkinci Nüshanın Manyetik Ortamda Muhafazası  Tamamlandı
  Birinci Nüshanın Elektronik Belge Şeklinde Oluşturması Tamamlanmadı
   
• Türk Telekomünikasyon A.Ş.   
  İkinci Nüshanın Manyetik Ortamda Muhafazası  Tamamlandı
  Birinci Nüshanın Elektronik Belge Şeklinde Oluşturması Tamamlanmadı 
   
• Vodafone Telekomünikasyon A.Ş.  
  İkinci Nüshanın Manyetik Ortamda Muhafazası  Tamamlandı
  Birinci Nüshanın Elektronik Belge Şeklinde Oluşturması Tamamlanmadı